En el negocio de distribución los márgenes son pequeños, es por eso que controlar el flujo del dinero es muy importante. Vender es el centro del negocio, pero hacer seguimiento a la cobranza y a todos los procesos desde la venta hasta que el dinero ingresa en la oficina es un ciclo clave, independiente del sistema administrativo que tengas (SAP, ODDO, Profit, A2, Saint u otro)

Algunos puntos que impactan al cliente si el dinero no cayó o hay confusión en las cuentas:

1. Un cliente sigue pidiendo y no tiene crédito.
Este caso es típico por desorden en la parte administrativa o la falta de un sistema de gestión que alerte a tiempo. Cuando no se automatiza el control del crédito, se generan entregas innecesarias, riesgo financiero y tensión con el cliente al momento de frenar los pedidos. Un software de ventas o un buen CRM para ventas permite ver en tiempo real el estado del crédito del cliente y evita este tipo de errores. La aplicación denario permite tener los saldo del cliente en tiempo real en el móvil de cada comercial, además existe una serie de dashboard y tableros de control que permiten ver el estado de la cobranza por vendedor, por cliente por días de vencimiento.

2. Se aplica un pago a la factura que no corresponde.
Este es menos grave, pero igual genera molestia en el cliente fiinal. Se pierde tiempo haciendo reversos y conciliaciones, y mientras tanto el cliente no tiene visibilidad clara de su cuenta. Cuando se trabaja con herramientas de ventas y automatización de ventas, estos procesos se vuelven más precisos, y el cruce de pagos con facturas se hace automáticamente, reduciendo el error humano. Además que cada vendedor puede revisar su información directamente, es decir cada ejecutivo de venta visualiza su cuenta desde el móvil o desde una sección de indicadores.

3. El cliente no ha pagado porque no le hemos cobrado.
Aunque es menos común, también pasa que a veces nuestras facturas no son registradas a tiempo y no se genera el aviso de cobro. Este error administrativo también genera retrasos y afecta el flujo de caja. Un software de gestión de ventas que integre facturación y alertas automáticas puede prevenir estos olvidos. Con la ayuda de inteligencia artificial y análisis de datos, es posible identificar patrones de cobranza, optimizar los recordatorios y anticipar los problemas antes de que impacten.

Como has visto, solo chequear si el dinero cayó no es lo único necesario. Hay que tener un sistema de control y apoyo para todos los vendedores, desde la venta hasta que cobramos y el dinero regresa a la oficina. La tecnología actual permite automatizar todo ese proceso y dar visibilidad en tiempo real a los equipos comerciales. Si estás en campo, necesitas más que intuición: necesitas datos y sistemas que respalden tu trabajo.