Seguro dirás que en tu empresa eso no pasa. Que todo está bajo control. Pero, ¿estás completamente seguro de lo que ocurre en tus grupos de WhatsApp de cobranza?

En este período, la cobranza se ha vuelto un proceso crítico. En el sector distribución de Venezuela, no contar con una buena gestión de cobranzas puede afectar gravemente el flujo de caja y, en consecuencia, la operatividad empresarial de los distribuidores.

Aunque muchas empresas cuentan con sistemas administrativos (SAP, A2, Profit, Saint, Odoo o desarrollos propios), la gestión de cobranza sigue siendo un juego de relaciones entre el cliente, las condiciones de pago, el vendedor y, en algunos casos, un analista de cobranzas, especialmente cuando no se dispone de un sistema automatizado de fuerza de ventas.

A continuación, mencionamos tres errores comunes que hemos observado con frecuencia en empresas que manejan todo el proceso de cobranza a través de grupos de WhatsApp, sin ningún tipo de automatización:

1. El cliente paga, pero el pago no se aplica a tiempo

Probablemente dirás que en tu empresa eso no ocurre, que tus cobranzas son inmediatas o que solo aceptas transferencias, por lo que no tienes ese problema. Sin embargo, lo que hemos visto es que el cliente efectúa el pago y, aunque lo notifica por email o a través de una llamada al vendedor, el abono nunca se refleja en el sistema.

Atención: el dinero está en la cuenta bancaria, pero no fue validado contra el extracto ni descontado del saldo del cliente. ¿El resultado? Aunque ya pagó, el cliente se siente insatisfecho. Cuando regresa el vendedor, hay confusión, llamadas innecesarias y pérdida de tiempo tratando de aclarar la situación.

2. El cliente pagó en dólares al vendedor, pero llegaron bolívares a la oficina

Este es un caso muy común. Como la relación comercial la gestiona directamente el vendedor en la calle, y no se cuenta con un sistema automatizado de fuerza de ventas, muchas veces ni siquiera se sabe en qué moneda pagó el cliente.

El vendedor recibe dólares, pero en oficina se registra un pago en bolívares. La decisión de qué hacer con esos fondos (y la moneda) corresponde al distribuidor, no al vendedor, quien en ocasiones realiza gestiones con efectivo que no están autorizadas, lo que puede generar desorden y conflictos contables.

3. Tu equipo de ventas “por error” usa un pago dos veces

Aunque no es frecuente, también lo hemos visto: un vendedor solicita a un analista administrativo que registre un abono una semana, y la semana siguiente utiliza ese mismo abono para justificar un pago de otro cliente.

Este tipo de error, aunque puede ser detectado por el sistema administrativo, ocurre cuando se aprovechan del desorden interno. La ausencia de una plataforma de fuerza de ventas que notifique en tiempo real al cliente y al equipo de cobranzas facilita este tipo de prácticas.

La idea es clara: apoyar a los vendedores en la calle para que vendan más y mejor, mientras cobramos con agilidad y mantenemos orden en los procesos. Cuando la cobranza se realiza manualmente, los errores cuestan dinero y reputación.

La automatización y la inteligencia artificial no son el futuro, son el presente. No sigas gestionando procesos manuales cuando puedes tener control total en tiempo real. Si sientes que algunos de los casos mencionados te ha pasado, es hora que comiences a transformar tu negocio.