¿Cuánto cuesta tu caos? Descubre cuántos analistas de cobranzas necesitas según tu nivel de automatización en el sector de Distribución de consumo masivo y venta en calle.

Tener gente en la oficina (analistas de cobranza)  para validar algunos procesos sigue siendo parte esencial de los controles internos. Es decir, incluso cuando todos los procesos están automatizados, el proceso de cobranza es uno de los más sometidos a control, y las razones son obvias: mientras la venta garantiza un ingreso futuro, la cobranza es el cierre del ciclo. Es lo que asegura que el dinero realmente llegue, y que lo haga correctamente a las cuentas de nuestra empresa.

Actualmente, muchos distribuidores y mayoristas en Venezuela están teniendo muy buenas ventas, pero el proceso de cobranza aún lo llevan de forma manual, y muchas veces sin control. La pregunta que siempre aparece en las reuniones de planificación es: ¿cuántas personas necesitamos para validar los procesos de cobranza?

Dependiendo del tamaño de tu distribuidora, podemos mostrarte una relación aproximada entre analistas de cobranza y vendedores en la calle.

Comencemos por el primer grupo: las empresas que no están automatizadas y realizan todo por grupos de WhatsApp. Su límite de crecimiento está entre 3 y 8 vendedores. Sin embargo, los grupos de WhatsApp se convierten en un caos. Hay muchas llamadas al analista, capturas de pantalla, mensajes que se pierden y validaciones manuales interminables. Este tipo de empresa de distribución, si quiere crecer o al menos competir con otras, debe comenzar a automatizar el proceso de cobranza en algunos puntos para poder poner orden. En este escenario, la relación máxima eficiente es de un analista de cobranza para cinco o seis vendedores, pero con muchas horas de trabajo ineficiente, incluso cuando cuentan con un sistema administrativo (Profit, A2, SAP, Saint u otro).

El siguiente nivel lo representan empresas que han automatizado parcialmente el proceso, pero de forma muy básica. Lo más común es ver el uso de Google Forms, donde los vendedores llenan la información manualmente. Este tipo de solución, aunque impone algo de orden, mantiene la misma proporción entre analista y vendedor, ya que aún se necesita una revisión detallada y validaciones cruzadas que consumen tiempo.

Luego tenemos las empresas que han implementado un sistema de automatización para su fuerza de ventas que incluye clientes, pedidos, cobranzas y devoluciones. Aunque la cobranza y los depósitos viajan de forma automática y se generan con todos los documentos necesarios, los dueños y los gerentes financieros siguen aplicando controles para verificar los ingresos. En este caso, la relación entre analista de cobranza y vendedor en la calle puede mejorar considerablemente, llegando a 1 analista por cada 14 vendedores aproximadamente. En estos escenarios, los analistas también manejan chequeos rápidos en pedidos, ya que estos también están automatizados. A diferencia de los casos anteriores, en este nivel los analistas de cobranza ya no tienen que justificar constantemente que “la gente apoya la venta, pero nadie apoya la cobranza”.

Finalmente, está el estado de automatización total. En este modelo, el vendedor toma la cobranza directamente y esta afecta en tiempo real la cuenta del cliente. Los procesos de contraloría revisan que todo esté conforme a las políticas de la empresa de distribución, y los flujos financieros se controlan automáticamente. En estos casos, la relación analista/vendedor puede alcanzar hasta 1 analista por cada 20 vendedores. Dicho de otra manera, una empresa de distribución con 100 vendedores en la calle podría operar eficientemente con apenas 4 o 5 analistas de cobranza, o incluso menos, dependiendo de la madurez de sus procesos.

En resumen:

Todos los casos anteriores dependen del nivel de madurez de los procesos en tu empresa de distribución o mayorista (no importa el sector sea consumo masivo o mayorista de repuestos, u otros), y de qué tan automatizados estén los procesos de visita, venta y cobranza. Lo que sí es seguro es que no podrás crecer ni competir con empresas de tu mismo tamaño si no comienzas el camino de la automatización.

¿Dónde está tú empresa de Distribución y donde quieres estar en los próximos años? No se trata de tecnología por moda. Se trata de eficiencia, control y escalabilidad. Si tu proceso de cobranza aún vive en WhatsApp, estás perdiendo rentabilidad.