Se acaba el año, y con él llega el momento de hacer balance. Desde nuestra experiencia revisando más de 100 operaciones de distribuidores en distintos sectores, hemos identificado patrones que se repiten con sorprendente frecuencia en el área operativa. Aquí compartimos algunas de las observaciones más relevantes para quienes viven el día a día de la distribución o son mayoristas y tienen vendedores o ejecutivos en la calle.

1. Algunos sectores no se detienen.
Alimentos, repuestos, ferretería y productos de belleza seguirán moviéndose. No importa la economía: hay que comer, las cosas se dañan, la gente busca verse bien. En estos sectores hay oportunidades, pero también retos que requieren foco. Es evidente que el mantenimiento y la alimentación aunque no haya un crecimiento del aparato productivo son necesarios y continúan en marcha.

2. Las cobranzas siguen consumiendo un tiempo desproporcionado.
Lo que debería ser un proceso fluido, se convierte en un dolor de cabeza diario para los dueños de distribuidoras. La falta de visibilidad y los procesos manuales terminan afectando directamente el flujo de caja. Los equipos de analistas, siguen siendo el talón de Aquiles de las operaciones de los distribuidores.  Saber los saldos de la compañía, sólo por revisar la cuenta es más común de lo que parece, los dueños de empresa tienen una idea de un fondo o saldo diario y eso les da una idea de como van cobrando, pero les falta visibilidad clara de que está pendiente y cuando será cobrado. Aunque presumen de saber a quién le cobran, deben esperar unos cuantos reportes.  Esto aplica en un alto porcentaje de las empresas revisadas.

3. La tasa está cambiando de forma constante y genera incertidumbre

Es una realidad particular y en especial Venezuela nada es constante. Se toma una decisión por la mañana, y ya por la tarde está desactualizada. Es interesante planificar cuando las condiciones cambian constantemente, eso hace a los venezolanos expertos en los cambios, es por eso que sólo crecen los que tienen más y mejor información.

4. El vendedor en calle opera con  la información que tiene

Llamadas todo el día para confirmar inventario, precios, tasa, saldos; pudiera  ser más productivo cuando se trabaja con tan poca información, pero el equipo de venta trabaja con la información que tiene. Algunos distribuidores han acostumbrado a su equipo de venta que ese es el mejor estado posible para mandar correos y whatsapp cuando existen mecanismos más rápido y óptimo. Este patrón se repite mucho en distribuidores de hasta 10 usuarios. 

5. El pago de comisiones se vuelve una carga administrativa.
Fechas de vencimiento, seguimiento manual, validaciones cruzadas. El proceso es engorroso, consume tiempo y desgasta la relación con el equipo de ventas. La mayoría de los distribuidores, está realizando un re-trabajo para pagar las comisiones. Afectando directamente los tiempos de pago a los vendedores. Esto está afectando la rotación del equipo de ventas, los vendedores van cambiando de empleador, buscando mejores condiciones.

6. ¿Tiempo real? A veces llega días después.
El sistema administrativo (Sap, Profit, Odoo, A2, Saint, PRemiumsoft, Galac)  tienen una base, pero no está actualizada al instante de los vendedores que están en la calle y los dueños de empresa lo llaman  “tiempo real” a reportes que se consolidan al día siguiente, o incluso más tarde. Las decisiones se toman con información vencida.

7. Seguimos pensando que el sistema es para contabilidad, no para ventas.
Muchos distribuidores, tienen fuerte el sistema administrativo (SAP, Profit, Odoo, A2, Saint, PremiumSoft, Galac) mientras los vendedores toman pedidos a mano o por WhatsApp, seguimos creyendo que el sistema administrativo es suficiente para operar. Pero la desconexión entre la operación en calle y la administración es costosa. Los distribuidores de más de 30 vendedores lo saben y están automatizados, pero hay un gran grupo de distribuidores que siguen operando manual, incurriendo en costos que quieren solucionar con más personal en oficina.

8. Pagamos por re-trabajo, cuando podríamos automatizar.
Muchos equipos trabajando fuera de horario para compensar procesos que podrían estar automatizados. En plena era de la inteligencia artificial, seguimos resolviendo con esfuerzo humano lo que la tecnología ya soluciona. Un  distribuidor  nos “dijo contrato más gente en oficina y listo”, esa es una operación que no podrá crecer porque no será eficiente, indistintamente que no pague salarios adecuados.

Estos hallazgos no son teoría: son la realidad que viven cientos de distribuidores cada semana. Y aunque muchas veces se repiten con resignación, hay  alternativas. Depende de quien las evalúa, los dueños de empresas son los capitanes del equipo, pero a veces sólo siguen la operativa diaria y por eso no crecen. Automatizar, conectar, optimizar no son lujos; son necesidades para competir en mercados donde el margen es cada vez más ajustado.