Muchos empresarios, incluso con negocios prósperos, frenan su propio crecimiento manteniendo procesos manuales.  Una muy breve evaluación del al menos 50 compañías de todos los tamaños y sectores en Venezuela hemos encontrado lo siguiente:

1. Uso de grupos de WhatsApp para ventas (con sistema Administrativo)

Hay un grupo que usa Whatsapp y tienen Sistema administrativo.  Escribir en grupo de whatsapp la lista de precio, los productos disponibles es la vía más ineficiente para propagar la información ya que es propenso a errores. Con una una herramienta automatizada es solo abrir el catálogo o tomar el pedidos directamente con la lista que tenga el producto y enviar el pedido y está todo hecho.  

Impacto en tiempo:

• Vendedores en la calle: pérdida mínima de 1 hora diaria × número de vendedores.
  Ejemplo: 15 vendedores × 1 h/día × 22 días hábiles = 330 h/mes.
• Oficina: revisión manual de pedidos ≈ 3 min × pedidos/día.
  Ejemplo: 200 pedidos × 3 min = 10 h/día → 220 h/mes.

2. Inventario desactualizado

Lo más típico es  todos los vendedores preguntando por los grupos de Whatsapp que si ese es el inventario que si algo ha cambiado que si es la cantidad correcta y así van.  Cuando en un solo click ya lo pudieran tener todo si usan una solución de fuerza de venta adecuada.

Impacto en tiempo:

• Vendedores en la calle: al menos 1 llamada diaria × 3 minutos.
  Ejemplo: 15 vendedores × 3 min × 22 días = 16,5 h/mes.
• Oficina: atender y validar esas llamadas × 3 minutos.
  Ejemplo: 15 llamadas × 3 min × 22 días = 16,5 h/mes.

3. Retrabajo en la oficina

Casi todos tienen retrabajo en la oficina. No se trata de quitar personal de ventas administrativas en la oficina, ni el equipo de apoyo a las cobranzas, sino que nuestros equipos de soporte a ventas y cobranzas tengan el trabajo más sencillo.  Muchos justifican procesos lentos con “nosotros somos diferentes”, “es que nosotros somos especiales” , pero la venta  se resume en: Cantidad + Producto + Condiciones + Cliente + Fecha de entrega.

Resumen del costo oculto mensual (caso 15 vendedores)

• WhatsApp para ventas
  
  • Vendedores: 330 h/mes
  • Oficina: 220 h/mes
  • Total: 550 h/mes
• Inventario desactualizado
  
  • Vendedores: 16,5 h/mes
  • Oficina: 16,5 h/mes
  • Total: 33 h/mes
• Retrabajo administrativo
  
  • Oficina: 40 h/mes (estimado conservador según auditorías)

Total general:

• Vendedores: 346,5 h/mes
• Oficina: 276,5 h/mes
• Total combinado: 623 h/mes

Costo estimado (hora promedio = 5 USD):

• 623 h × 5 USD = 3.115 USD/mes en pérdidas invisibles.

Para cerrar: los dueños de empresas saben que necesitan crecer y que los procesos manuales los frenan. Sin embargo, cuando se les presenta una solución real, muchos prefieren retrasar la decisión, justificándose en que ya cuentan con un sistema administrativo. ¿El resultado? Pierden tiempo, la competencia avanza y luego se preguntan por qué. La causa no es la automatización, sino ellos mismos, que eligen seguir con procesos poco ágiles. No es la situación del país: algunas empresas son rápidas para decidir y escalar, mientras que otras se conforman con quedarse en el mismo lugar. Un sistema administrativo no es lo mismo que un software de automatización de la fuerza de ventas en la calle: el primero gestiona lo que ya ocurrió, el segundo impulsa y controla en tiempo real lo que está ocurriendo. ¿Qué tipo de empresa es la tuya? Finalmente, no importa tu rol —Dueño, Gerente de Ventas o de Sistemas—, retrasar esta decisión impactará directamente en tu entorno. Si quieres un consejo: no esperes más.